6-Políticas de Protección de Datos Personales
La presente política entra en vigencia el 15 de diciembre de 2020 actualizando los documentos que se hayan implementado con anterioridad en ACDS, en lo relacionado a la Protección de Datos Personales.
Se establecen las siguientes directrices para la gestión del Sistema en la Compañía:
6.1 Política Superior para la Protección de Datos Personales
ACDS, dando cumplimiento con la normatividad vigente para la República de Colombia, impartida por los entes reguladores referente a la Protección de Datos Personales y ejerciendo el debido tratamiento de los mismos, de acuerdo a los principios, derechos y deberes de los Titulares de la información, así como para los procedimientos de recolección, mantenimiento, uso, atención de solicitudes y disposición final de los Datos Personales en las bases de datos, ha implementado medidas de seguridad de la información, reconociendo la importancia de los mismos, ratificando el compromiso de la Compañía en incrementar los estándares de protección; lo anterior, con el fin de garantizar a la Contraparte (Accionistas, Clientes, Trabajadores y Proveedores), el tratamiento idóneo de su información , de acuerdo a su naturaleza, tal y como lo define la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior, se solicitará a los titulares de la información de manera previa y expresa la autorización para el Tratamiento de Datos Personales mediante la página web de la Compañía (Clientes), así como el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin (Proveedores y Trabajadores) y les dará a conocer las finalidades de dicho tratamiento.
6.2 Política Tratamiento Datos Personales recolectados debido a la Pandemia (Covid 19).
ACDS, de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social, ha implementado Protocolos de Bioseguridad de obligatorio cumplimiento para las contrapartes (Trabajadores, Clientes y Proveedores) que ingresen a las instalaciones de la Compañía, de igual forma para aquellos que se encuentran en “Trabajo en Casa”.
En el desarrollo de estos protocolos, los titulares suministran información relacionada con su estado de salud, que son catalogados como Datos Sensibles; por lo anterior, y dando cumplimiento al deber de informar la finalidad de la recolección de los datos, la Compañía les notifica que la información suministrada es tratada únicamente con el fin de prevenir, tratar y mitigar la propagación del virus Covid-19, una vez cumplida está finalidad, los datos serán suprimidos de las bases físicas y digitales de la Compañía.
6.3 Política para la Actualización, Rectificación, Supresión y Revocatoria de Datos Personales
ACDS, dando cumplimiento a los derechos de los Titulares de la información, atenderá todas aquellas solicitudes de actualización y rectificación de los datos, con el fin de que la información contenida en las bases será veraz, evitando así información parcial, inexacta, incompleta o fraccionada que induzca a error.
En los casos de supresión y/o revocatoria de los datos, se realizará siempre y cuando el Titular no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos. Cuando la revocatoria de la información sea tipo parcial, es decir, solo aplique para algunas de las finalidades de dicho tratamiento, la Compañía podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
6.4 Tratamiento de los Datos de Imagen y Video mediante Sistemas de Videovigilancia
Agencia Colombiana Digital de Seguros con el fin de garantizar la seguridad de las personas y bienes materiales al interior de la Compañía, ha implementado un sistema de videovigilancia por medio del cual se realiza la supervisión y monitoreo de las actividades diarias, sin tener un impacto en la privacidad de las personas; por lo anterior y teniendo en cuenta que de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la imagen captada mediante fotografías y video, es considerada un dato personal, la Compañía ha adoptado las medidas técnicas, humanas y de seguridad efectivas y pertinentes para garantizar los derechos de los Titulares de la información, quienes son informados del registro y, del propósito, el cual es únicamente administrativo, de seguridad y disciplinarios.
6.5 Política para el Tratamiento de Datos Personales provenientes de Terceros
ACDS, sólo acudirá a Datos Personales obtenidos por otros Responsables cuando haya realizado la verificación, que estos Responsables cuentan con la autorización de los Titulares para brindar su información y hacer uso de los mismos a terceras personas, para los fines requeridos por la Compañía.
6.6 Política tratamiento de Datos de los Menores
Dada la naturaleza de estos datos, Agencia Colombiana Digital de Seguros velará por el uso adecuado de los mismos, asegurando la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes; razón por la cual, restringe el tratamiento de dichos datos a lo estrictamente indispensable; por lo anterior, se solicita el consentimiento previo y expreso de los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informando la finalidad exclusiva de su tratamiento.
6.7 Política Tratamiento de los Datos Personales Sensibles
ACDS, dará Tratamiento a los Datos Personales sensibles, de acuerdo con las siguientes reglas:
El Tratamiento de los Datos Personales sensibles por parte de ACDS, es manifiestamente excepcional y se restringe a los estrictamente necesarios para satisfacer sus necesidades comerciales o para las obligaciones asociadas a su operación y funcionamiento.
El Titular deberá otorgar su consentimiento previo y expreso para el tratamiento, excepto cuando (i) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho, en un proceso judicial, (ii) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso, la compañía adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares, y (iii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
Los Titulares recibirán de forma previa información suficiente sobre la razón y finalidades por la cual la Compañía, procesa dicha información. Igualmente, se les indicará de forma previa y específica que la entrega de la información sensible es voluntaria.
6.8 Política de Transferencia y Transmisión de Datos Personales
Agencia Colombiana Digital de Segurosrealizará la transmisión y/o transferencia de los Datos Personales siempre y cuando el titular haya otorgado su autorización previa y cuando así se requiera, a sus aliados estratégicos, esta transmisión y/o transferencia quedará formalizada por medio de un documento contractual; adicionalmente, la Compañía velará por el cumplimiento de las políticas de PDP de ACDS; es importante mencionar que este procedimiento es puesto en conocimiento del Titular, al momento de firmar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
En lo referente a la Transferencia Internacional de Datos, la Compañía deberá verificar que el país receptor, cuente con niveles adecuados de protección de datos para la información.
6.9 Política Medidas de Seguridad y Protección de los Datos Personales
En ACDS, el respeto de la privacidad y de la seguridad de los datos de los Clientes, Proveedores y Trabajadores es fundamental, conscientes de la confianza que depositan en la Compañía al requerir los servicios, se han implementado todas las medidas de seguridad necesarias, para proteger los datos.
La Compañía, brindará todas las medidas humanas y técnicas a su alcance, con el fin de evitar la copia, adulteración, consulta indebida o eliminación de los Datos Personales tratados, contrarrestando así la posibilidad de que la información a cargo de la Compañía, sea utilizada sin autorización o de manera fraudulenta. Todas estas medidas se encuentran descritas de forma detallada, en las Políticas de Seguridad de la Información.
7-Finalidades Tratamiento de Datos Personales – Clientes
ACDS, realizará el Tratamiento de datos de los Clientes con el propósito de prestar los servicios adecuadamente, de conformidad con el objeto social de la Compañía; la información obtenida será utilizada para el desarrollo de la labor comercial; con el fin de obtener el consentimiento claro, previo, expreso e informado, salvo las excepciones legales de los Clientes, la Compañía ha dispuesto las finalidades y autorización para el tratamiento de Datos Personales mediante la página web www.tuagenciadeseguros.co en el aviso “Políticas Protección de Datos”.
7.1 Finalidades Básicas – Clientes
Mantener el contacto que exige la respectiva relación comercial y realizar todas las actividades y gestiones asociadas a su desarrollo.
Velar por la adecuada atención de las necesidades y requerimientos en calidad de cliente, sea que ello se surta directamente a través de Agencia Colombiana Digital de Seguros o de terceros, nacionales o extranjeros, quienes, en todo caso, deberán quedar obligados a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorización.
Realizar labores de cobranza, por sí o por medio de terceros contratados para el efecto, a través de visita, mensajes de texto, mensajes de voz, correos físicos y electrónicos y de medios telefónicos y/o presenciales.
Hacer entrega de los datos personales a las autoridades nacionales que los soliciten en ejercicio de sus funciones.
Acudir a otras fuentes de información, con el fin de verificar que los datos que he suministrado ante Agencia Colombiana Digital de Seguros son veraces, completos, exactos y actualizados y acudir periódicamente a dichas fuentes de información en aras de actualizar y completar dicha información.
Dar cumplimiento a las obligaciones fiscales y administrativas y, en general, atender la operación ordinaria de ACDS.
Valorar el riesgo crediticio de los deudores y avalistas y reportar la información relativa al desarrollo de los respectivos contratos a las centrales de riesgo, todo lo cual se adelantará en las condiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008.
Llevar registro de las situaciones en las cuales se defrauda o se intenta defraudar a ACDS, por cualquier medio y/o a través de la suplantación de los titulares, o alteración de documentos.
Actualizar, verificar, validar y complementar los datos personales objeto de tratamiento.
7.2 Finalidades Adicionales – Clientes
En adición a lo anterior, otorgo con mi consentimiento previo, expreso e informado a ACDS, para que mis datos personales cuyo tratamiento he autorizado, sean utilizados para las siguientes finalidades adicionales:
Realizar actividades de promoción y marketing en relación con bienes y/o servicios adicionales a los que he adquirido.
Conservar los datos personales más allá del término legal necesario en aras de mantener el contacto comercial.
Identificar las necesidades, gustos y preferencias en relación con mis hábitos de consumo de bienes y de servicios.
Realizar cruce de mis datos personales, en aras de identificar mi perfil comercial y comportamiento crediticio.
Compartir y/o ceder mis datos personales con sus aliados comerciales radicados en Colombia o en el extranjero, personas jurídicas que tienen calidad de filiales, subsidiarias, vinculadas o de matriz, en el entendido de que ACDS, implementará mecanismos de control, de forma tal que el uso de la información compartida o cedida se ajuste a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorización.
Para efectos de lo autorizado, de acuerdo con las finalidades descritas en los literales j) a n), indico que podré ser contactado a través de los siguientes medios de comunicación:
– Teléfono Fijo, Teléfono Celular, Mensajes de Texto, Dirección Electrónica, Dirección Física.
Esta autorización se suscribe en el entendido que gozo de la facultad de revocar en cualquier momento la autorización que he otorgado para cualquiera de los componentes establecidos en los literales j) a n) y a que gozo, igualmente en relación con dichos literales, de modificar, adicionar o suprimir cualquiera de los canales de comunicación mencionados.
Declaro que he recibido información previa, expresa y suficiente en relación con: (i) la política de tratamiento de datos implementada por ACDS; (ii) el contenido de los datos personales objeto de tratamiento, incluyendo datos sensibles como los biométricos; (iii) las finalidades del tratamiento; (iv) los derechos y mecanismos de los que dispongo para conocer, actualizar, corregir y revocar los datos personales; (v) el carácter facultativo de responder y suministrar mis datos sensibles, los cuales suministro y autorizo de forma voluntaria su tratamiento, (vi) el lugar de consulta y el contenido de la Política de Tratamiento de Información de ACDS.